Damit aus der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems ein erfolgreiches Digitaltool im Unternehmen wird, ist es unverzichtbar, dass bei den Mitarbeitern ein Umdenken und Mitmachen erreicht wird.
Umdenken kann nur stattfinden, wenn es von oben konsequent, glaubhaft und sichtbar vorgelebt wird. Wenn der Chef selbst noch seine E-Mails von der Sekretärin ausdrucken lässt oder sich Unterlagen von Mitarbeitern vorbeibringen lässt, kann er von seinen Mitarbeitern die Umstellung auf digitale Arbeitsweisen nicht erwarten. Wenn die Überprüfung der bisherigen Prozesse hinter verschlossenen Türen ohne die Mitarbeiter stattfindet, finden die neuen Prozesse nur schwer Zustimmung. Die Digitalisierung im Unternehmen ist kein Projekt, sondern ein weitreichender, zukunftsbestimmender, strategischer Prozess, der nur dann funktionieren kann, wenn die Führung diesen Prozess aktiv und sichtbar steuert und die Mitarbeiter ebenso aktiv eingebunden werden.
Wertvoller Grundstein für die erfolgreiche Digitalisierung wird ein DMS, …
… wenn die Führung den Prozess aktiv und sichtbar steuert…
Als Entscheider brauchen Sie konkrete, praktische Unterstützung und Experten-Know-how und verteilen Aufgaben und Teilprojekte, z. B. an die IT-Abteilung. Entscheidend ist jedoch, wer die Verantwortung trägt und sämtliche, mit der Digitalisierung zusammenhängenden Themen vorantreibt. Sie müssen nicht fachlicher Experte für alle technischen Neuerungen sein, aber Sie – und alle ihre Führungskräfte – müssen Vorbild für gelebte Veränderung sein. Solange Veränderungen nur von den Mitarbeitern verlangt werden, findet kein echtes Umdenken statt und alles Neue trifft auf Widerstände. Das gilt für jede größere Veränderung im Unternehmen und es gilt eben auch für die Einführung eines DMS-Systems: Es ist erst in zweiter Hinsicht ein technisches Projekt. In erster Linie ist es eine strategische Führungsentscheidung – und die darf nicht mit der Beauftragung der IT-Abteilung enden. Wenn Sie das Thema auf ein IT-Projekt reduzieren, werden die Mitarbeiter genau das auch tun. Geben Sie das Thema als Aufgabe ab, werden die Mitarbeiter den Neuerungen mit der gleichen Einstellung begegnen. Zuständig und verantwortlich sind dann „die anderen“. Übernehmen Sie selbst aktiv die Steuerung und zeigen immer wieder, wie wichtig Ihnen die damit verbundenen Aufgaben sind, werden auch Ihre Mitarbeiter die Umsetzung aktiv und verantwortungsvoll vorantreiben.
… und wenn die Mitarbeiter aktiv eingebunden werden.
Die erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erfordert in der Vorbereitung eine ehrliche Überprüfung und Anpassung der bestehenden Prozesse. Damit wird in doppelter Hinsicht in das „Hoheitsgebiet“ der Mitarbeiter eingegriffen: Zum einen geht um Gewohnheiten, die der Mensch bekanntlich nur schwer ablegt. Zum anderen geht es aber um das Herrschaftswissen der praktischen Anwendung der Prozesse im Alltag. – Und klassischer Weise wird bei Veränderungsprojekten im Unternehmen in beide „Hoheitsgebiete“ der Mitarbeiter einfach von außen eingegriffen: Das Unternehmen entwickelt auf Führungsebene, eventuell mit Beratern von außen neue Strategien, dadurch ergebe sich nötige Anpassungen von Strukturen und Prozessen. Die Entscheidungen sind aus Sicht der Führung richtig und logisch und daher umsetzbar. Aus Sicht der Mitarbeiter sind sie aber vor allem eins: Von außen aufgedrückt. Die Mitarbeiter sollen etwas anders machen, ohne überhaupt gefragt worden zu sein. Natürlich entsteht dabei Widerstand. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter im Detail wirklich besser wissen, wie ein Prozess funktioniert. Und nun wieder zur Einführung des DMS: Hier geht es bis ins Kleinste um Details von Prozessen, die mit darüber entscheiden, ob das DMS angenommen wird und sein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung entfalten kann. Mit den Mitarbeitern als „Prozessberater“ gelingt dies in jedem Falle besser als hinter verschlossenen Führungstüren.