Was passiert überhaupt mit Hilfe eines (für das eigene Unternehmen passenden) DMS? Daten, Informationen,Unterlagen, die bisher analog und oft dezentral abgelegt waren, werden digitalisiert. Das heißt, Dokumente werden eingescannt, Daten eingepflegt und es erfolgt eine zentrale Speicherung mit individuellen Zugriffsrechten, abgelegt nach einer für alle gleichen und nachvollziehbaren Struktur. Das bietet viele Vorteile Aktenberge werden abgebaut, Suchzeiten reduziert, Kopiervorgänge eingespart, Doppelarbeiten verhindert, Arbeitsprozesse vereinfacht und vereinheitlicht…

Grundsätzlich kann ein geeignetes DMS all diese Vorteile bringen, doch seine Nutzung hat auch klare Grenzen, die man kennen sollte. Zum einen sind bestimmte Schriftstücke in rein digitaler Form noch immer nicht rechtsverbindlich. Auch eine Revisionssicherheit auf Knopfdruck gibt es nicht. Gute Softwarelösungen agieren zwar analog zu gesetzlichen Vorgaben, die Revisionssicherheit ist dadurch allein aber nicht garantiert. Zum anderen unterliegt die weitreichende Digitalisierung der bisherigen, analogen Arbeitswelt ganz praktischen Grenzen, die in jedem Unternehmen systematisch erkannt und verschoben werden müssen. Die zwei wichtigsten Grenzen setzen (1) die Menschen und (2) die bestehenden Prozesse:

  1. Die Menschen setzen dem DMS Grenzen.
    Das beste DMS ist wertlos, wenn die Mitarbeiter weiterhin Unterlagen kopieren, ausdrucken, per Post versenden und/oder parallel eigene Ablagesysteme führen – „nur so zur Sicherheit“ oder aus Gewohnheit. Unverzichtbar ist daher ein Umdenken und Mitmachen der Menschen, die die neuen digitalen Arbeitsweisen anwenden sollen.
  2. Die bestehenden Prozesse setzen dem DMS Grenzen.
    Denn leider „wird ein Scheißprozess durch Digitalisierung zu einem digitalen Scheißprozess.“ Und es kommt noch schlimmer: selbst bisher sehr gut funktionierende analoge Prozesse können – ohne Anpassungen – als digitaler Prozess zu völligem Unsinn führen. Ebenso unverzichtbar ist daher eine Überprüfung und Anpassung der bisherigen Prozesse.

Das bedeutet beides Arbeit, schafft aber die nötige Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung, weit über die Einführung eines DMS hinaus. Gleichzeitig bietet die Weiterentwicklung der Mitarbeiter und der Prozesse „so ganz nebenbei“ die Riesenchance auf eine grundsätzliche Verbesserung der Unternehmensleistungen (Effizienzsteigerung, Vereinfachung, Qualitätsverbesserung, Erhöhung der Kundenorientierung etc.)

Die reine Umwandlung von analog auf digital funktioniert rein technisch zwar heute sehr einfach. In der Praxis ist jedoch weit mehr als die technische Umwandlung gefragt. Sinnvolle Digitalisierung ist eben kein Selbstzweck. „Hauptsache digital“ kostet mehr, als es bringt.

Fazit: Die Auswahl eines passenden DMS für das eigene Unternehmen ist richtig und wichtig. Das DMS schafft eine wesentliche Basis für die Digitalisierung von Prozessen, Strukturen und Arbeitsweisen im Unternehmen. ABER: Zuerst müssen die geltenden Prozesse und Denkstrukturen im Unternehmen überprüft und überarbeitet bzw. weiterentwickelt werden. Dazu brauchen Sie keine Techniker oder ITler, sondern Strategen, Führungspersönlichkeiten und Praktiker.